计量器具检定证书的数字化管理与实现

株洲时代新材料科技股份有限公司是中国中车的新材料产业平台。公司特点是产业多元化、制造基地分散, 随着公司调整发展, 计量器具数量也成倍增加。全公司各类计量器具数量已达到2万多台 (件) , 如此庞大的器具数量对计量器具的日常维护、检定证书的保管与查阅提出了更高的要求。

在过去很长时间里, 公司采取证书编号、定点存放等方法强化纸质证书的规范存放, 加强编号索引管理等措施, 但不能根本解决证书使用过程中的损坏、遗失等问题, 且工作量大效率低。也尝试采取电子台账等管理, 一方面由于内部检定证书存在证书审核发证等流程, 无法运用流程控制手段出示电子证书;另一方面外部检定证书也无法进行高效扫描, 不能与现有计量器具台账记录进行关联, 导致证书查询检索困难。所以一般文档库式进行证书管理, 也无法满足计量证书电子化需求。

针对这种情况, 公司计量管理部门结合公司现有计量器具管理工作的特点和国家对计量器具管理的相关规程, 研究出一套适合于本公司情况的标准化计量送检与委托流程, 在流程的基础上, 形成对内检与外检证书完全电子化方式, 实现了计量器具证书电子化存储、查询一体化的综合管理模式。

计量器具检定证书电子化的过程, 就是采用现代信息化管理手段与相关硬件设备结合的方式, 将内部检定证书与委外检定证书进行数字化转换的一个过程。其最终目的在于能更好地维护与管理所有计量器具的检定证书, 同时能够保证数字化后的电子证书可方便地进行检索与查询。

检定证书的数字化过程需考虑到内部检定与外部检定两者之间的异同。两者相同之处在于, 数字化后的证书都必须与相应的计量器具相关联, 以便能够快速地进行检索与管理;不同之处在于, 内部检定证书可以通过内部管理流程信息化的方式, 采用流程化送检、检定及数字签名自动生成;而外部检定证书往往都是从第三方计量检定所取回的纸质证书, 需使用扫描设备进行数字化扫描来实现。

可以看出, 无论是内部检定还是外部检定, 其证书的数字管理过程, 首先必须从公司内部对计量器具管理及流程入手, 建立完整的计量器具管理台账, 实现标准化的送检过程。而对于内部检定, 还需建立检定数据管理、数字签名等一系列流程, 在流程实现过程中, 完成内部检定证书的自动生成与确认;外部检定证书则需从采用图像识别、自动解析等技术手段, 提高扫描效率实现纸质证书的电子化过程。

图1是标准化的器具送检流程示意图。

内部检定证书的数字化包括检定数据录入、检定数据确认与证书生成三个子流程。

当器具送检信息从台账通过内部委派过程流转到计量检定室后, 检定员依据事先设定好的规程与数据模版, 将计量器具检定产生的数据与结论录入系统, 系统将依据事先设定好的数据计算方式和自动填写规则, 生成相应的原始记录表与草稿证书。检定员需从数据、格式及描述准确性上检查草稿证书的有效性和完整性, 如果证书满足条件, 即可提交给数据校核人员进行证书数据校核。

图1 器具送检流程示意图

数据校核人员收到证书数据校核通知后, 也需对被检定器具的种类、型号、使用的规程、标准器及数据的合理性等进行确认, 从而保证被检计量器具所有的检定数据符合检定规程的要求。如确认无误, 则可提交至证书签发人处进行证书发放, 如有误, 则可退回至相关检定员进行数据更正。

证书签发人收到证书确认发放通知后, 可检查相关信息, 并签名确认发放证书。如证书有误, 可将证书退回到检定员处, 重新检定或数据更正。证书签发人对于部分已完成证书签发的证书, 可以进行作废处理操作。

在整个内部证书生成流程中, 签名方式都采取数字签名方式进行, 最初原始记录生成与证书生成都以Word格式文件存储, 以便检定员对数据进行相关调整, 而提交审核的证书与发放的证书都以PDF格式文件存储, 以便查询与打印。

内部证书生成后, 直接与器具关联, 通过检索器具, 便可查询到器具的证书信息。图2是内部证书生成流程图。

外部检定证书在数字化过程中, 需要考虑到以下几个方面: (1) 数字化扫描后的证书如何与计量器具台账进行关联; (2) 数字化过程如何高效快捷; (3) 数字化后文件的格式存储方式。

外部检定证书的送检与内部检定一样, 都有完整的流程来控制。对于内部检定, 是在送检流程记录的基础上, 进行检定数据的录入与证书生成工作;与此类同, 外部检定也可以在送检最终记录处进行证书的数字化扫描, 扫描记录可以直接与计量器具进行关联, 即可解决证书与计量器具台账关联的问题。

图2 内部证书生成流程图

对于使用计量器具数量规模较大的企业, 每月送外检的器具规模可能达到上百件甚至更多, 而每件器具所产生的纸质送检证书至少有两页纸, 故每个月需扫描的纸质证书可能会达到几百页的规模。如果采用传统扫描方式, 其扫描工作量大, 这对于计量器具的管理工作将是较大的负担, 也违背了证书数字化的初衷。对此, 可以在三方面解决此问题:一是采用连续进纸扫描仪进行扫描, 从而按纸张计数转变为按证书份数计数;二是信息系统直接与扫描仪对接, 减少中间拷贝、上传环节;三是对于部分纸质证书, 可以要求第三方检测机构出示证书时, 同时提供电子化证书, 从而减少自己的扫描工作量, 批量扫描入库。

对于扫描入库的证书, 本身格式是原始图像存储格式, 文件比较大, 往往达到10M左右, 虽然采用相关的图像算法进行压缩, 但生成的图像证书格式还是比较大。实践证明, 经过压缩的图片格式证书, 为了保证证书显示清晰度, 往往要耗费10M以上的存储空间, 造成服务器存储压力大。同时, 由于文件大, 证书的上传、下载与预览等方面, 都存在效率不高的情况。经过大量反复的实验与技术改进, 我们最终采用PDF转换技术, 研发出客户扫描、转换、上传一体化软件, 将需上传的扫描证书, 预先压缩转换成PDF格式, 同时生成编辑原始数据, 一起上传至服务器保存, 在需要进行图版重新编辑时, 通过对原始数据进行编辑, 一方面可以有效解决上传及下载的效率问题, 保证证书清晰度及质量;另一方面也保证图片可以提取并再编辑修改, 消除PDF不能再编辑修改错误的问题。

另外, 对于外部检定证书, 还可以采取图像智能识别匹配的技术手段, 提升图像扫描后与台账自动关联的智能化水平, 从而更有效提升外部检定证书的扫描入库效率。从而更有效提升外部检定证书的扫描入库效率。

计量器具证书数字化的主要目的之一, 就是为了提供证书的查询与共享, 实现各部门之间器具证书信息的流动。为了达到此目的, 在完成计量证书数字化的基础上, 根据器具的编号、名称、部门等信息, 检索相关器具的使用情况, 建立共享的网络查询平台, 在此基础上, 同时显示其历次检定证书信息。

由于内部证书和外部证书在服务器上都以PDF格式文件进行保存, 此格式文件是公认的文档格式文件, 故在网页上, 可以直接进行浏览与打印。

株洲时代新材料科技股份有限公司的计量管理数字化系统已成功运行三年, 已成功进行数字化的证书达到近3万份, 系统成功运行以来, 大力提升了企业的计量管理水平。具体表现如下:

1.通过证书数字化过程的管理, 计量器具送检已完全流程化、规范化与无纸化, 送检过程也做到了有据可查, 送检过程中的错误、遗失也得到很大改善, 对于追踪器具的历次送检过程也提供了相关依据。

2.通过内部证书的数字化过程, 各器具历次检定数据也得以保留, 原始记录做到了有底可查, 内部证书实现了无纸化, 从而也节约了成本, 提高了效率。

3.证书在各部门之间的流转效率也实现了质的提升, 查阅证书从以前需要花费半小时提升到现场仅需半分钟, 且可实施异地查询和移动终端查阅。

4.计量管理人员借助数字化平台, 极大地提高管理效果, 在计量器具扩大5倍的前提下, 专职计量管理人数没有变化, 节约了人力成本。

5.通过计量数据化平台, 实施计量检测数据的共享, 可以方便应用于生产、检测过程不确定度的评估。