实验室计量标准档案信息化管理研究

计量标准档案是实验室质量管理体系的重要组成部分, 也是保证检定、校准结果准确性、公正性的可靠依据。实验室新建、复查计量标准通过考核发证后, 档案的建立和完善在计量检定工作中起着重要的保障作用, 计量标准档案工作的信息化和规范化管理是衡量实验室质量控制效果的重要标志。本文结合本单位计量标准档案信息化管理工作的实践, 阐述实验室计量标准档案信息化建设中的几点认识。

计量标准档案管理工作大多数由一线检校人员兼职, 没有进行专业知识培训, 业务不够熟练, 并且技术人员日常检校工作量比较大, 任务重, 无法保证有效的档案管理工作。此外管理手段相对落后, 难以适应计量标准档案信息化管理工作的需求。

实验室工作人员普遍重视日常的检校任务, 通常认为只要按期将仪器设备检校、检测完毕, 正确出具证书、报告就可以了, 而不注重资料的收集、整理和归类存档, 导致计量标准档案资料的缺失、不完善, 更新不及时。

根据JJF1033《计量标准考核规范》的要求, 计量标准的档案应包括证书档案、技术文件及管理制度档案、技术指标档案、设备档案、人员档案及计量标准考核 (复查) 申请书、计量标准技术报告等多方面资料, 容易导致档案管理归类不明确。

我院根据实际情况以及实验室形成档案资料的特点, 从收集、分类、排列、编号、归档等方面加以规范, 要求一线检校人员、二线管理人员养成在日常工作中分类管理各种数据资料的良好习惯, 明确所属部门需要整理和归纳的内容, 力求保证归档材料的真实性、完整性、准确性、连续性, 为实验室开展检定、校准等工作提供可靠资料依据。具体保存方式见表1。

如何实现对计量标准档案的有效管理是确保检定、校准工作的正确性和可靠性的关键。通过信息化手段将计量标准档案中涉及的各项内容录入计量标准管理系统, 在系统中设置预警机制, 实行统筹管理, 实现计量标准器具按期送检提醒、计量标准证书到期复查提醒、检校依据更新或换版提醒等。计量标准管理员根据系统提醒, 进行跟踪、收集、更新各类信息, 及时归档。这些归档资料真实地反映了计量标准所涉及的设备、人员、技术文件、数据资料等在管理和使用中的详细记录, 检校人员在日常工作中有疑问时, 通过登录系统查询相关资料, 及时发现问题或调整工作方法, 可有效避免错误、过失的发生, 确保了实验室出具的证书或报告数据结果的准确、公正、可靠。此外有助于实验室探索出一套更为合理、适用的检校方法, 为开展日常和科学研究工作提供更可靠的参考和选择。

根据JJF1033规定, 每一项计量标准文件集中均应当包含18个方面的内容 (如表1所示) 。在实际工作中, 这18类文件的存储方式采用了纸质档案与电子存档相结表1××××计量标准档案保存方式合, 编制清晰的文件集目录, 注明各种文件保存的地点和方式。在日常工作中查阅、使用、修改等极其不方便, 严重影响了检定、校准工作效率、工作质量。通过信息化手段, 计量标准负责人、管理员利用扫描、拍照等方式将各类需要保存的档案资料进行数字化处理后, 上传至计量标准档案管理系统。一是使检校人员查找资料、发现问题、上报复查申请、更新信息时更为方便、快捷、高效;二是对比较大的计量检定机构来说, 所建计量标准数量多且往往不在同一时间, 利用信息化管理系统可以将每年需要申请复查的计量标准归类到一起, 同时递交申请材料, 既提高了工作效率, 又保证了所有计量标准档案资料的有效性;三是方便了用户的查询使用, 如查询计量标准证书的有效性、可开展项目的规程/规范、计量标准器具及配套设备的历年证书、检定或校准人员持证情况等, 加强了与客户的沟通。

如上文所述, 计量标准包括18个文件, 归类为三种档案:一是证书类, 主要包括计量标准考核证书、社会公用计量标准证书、计量标准器及主要配套设备的检定或校准证书、检定或校准人员资格证明。二是表格类, 主要包括申请书、技术报告、更换申报表、封存 (或撤销) 申请表、重复性试验记录、稳定性考核记录、履历书、国家计量检定系统表、开展检定或校准工作的原始记录。三是其他质量体系文件, 主要包括计量检定规程或技术规范、计量标准操作程序、计量标准器或主要设备使用说明、实验室的相关管理制度、可以证明计量标准具有相应测量能力的其他技术文件。

我院与软件公司合作开发了综合办公自动化管理系统, 该系统包括人事信息、质量体系、计量标准、技术文件、业务管理、设备资产管理、计量器具、证书/报告管理、供应商及合同管理、科研管理等多个管理模块, 其中质量体系管理模块主要包括我院制定的质量手册、程序文件、作业指导书、记录表格、管理手册及我院授权项目及实验室检测能力、检定/校准、检测依据、计量标准证书等档案资料。系统中各模块资料均为现行有效版本并全部输入计算机, 计量标准管理模块与该系统中各相关模块链接, 计量标准档案所涉及相关内容在该系统中均可查阅, 并可依据系统使用权限进行使用、修改, 保证了计量标准档案的连续性和历史资料的完整性。一线检校人员、二线管理人员可以方便地通过单位内部局域网进行资料的查询、统计等日常管理工作, 使计量标准档案较全面地实现了内部网络化、标准化、规范化管理, 同时也使档案发挥出最大利用价值。

计量标准档案信息化管理是一项专业性较强的综合管理系统工程, 它涉及长度、温度、力学、电磁、化学、光学、医学、无线电、电离辐射等领域检校方面的专业知识及统计学、档案学知识。这就要求从事计量标准档案管理的工作人员不但要具备一定的计量专业知识, 同时还要掌握和提高应用计算机、网络技术的能力和水平, 以适应计量标准档案资源信息化的建设, 确保检测结果的准确性、公正性和科学性。计量标准档案管理工作大多数是由一线检校人员、二线管理人员兼职, 没有经过专业知识培训, 不能熟练掌握现代化办公软件、设备的应用, 较难适应计量标准档案信息化管理工作的需求。所以从事计量标准档案管理的工作人员要充分意识到自己所肩负的历史使命和职责, 在加强培训、学习的基础上, 积极将手工管理与计算机信息化管理相结合, 从而提高计量检定机构质量管理体系的整体水平。

实践证明, 计算机网络技术管理计量标准档案提高了档案的管理水平, 它将实验室的所有工作信息联系起来构成整体, 使机构的档案管理工作逐步完善, 进一步向系统化和规范化方向发展, 充分发挥计量标准档案在质量管理体系运行和计量检定、校准工作中的积极作用。